Schritt 1: Analysiere deine aktuellen Prozesse
Bevor du irgendetwas automatisierst, musst du genau verstehen, wie deine aktuellen Abläufe aussehen.
Fragen, die du dir stellen solltest:
- Welche täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Aufgaben erledigst du regelmäßig?
- Welche davon kosten am meisten Zeit?
- Wo passieren häufig Fehler oder Verzögerungen?
- In welchen Bereichen verlierst du Kunden oder Umsatz durch manuelle Fehler?
Ohne einen klaren Überblick wirst du nicht erkennen, was sich überhaupt lohnt zu automatisieren!
📌 TIPP: Erstelle ein einfaches Ablaufdiagramm oder nutze ein Trello-Board, um deine Prozesse visuell darzustellen.
Schritt 2: Bestimme, was du zuerst automatisieren solltest
Du musst nicht alles auf einmal automatisieren – fang bei den dringendsten Themen an!
Beginne mit Aufgaben, die:
- Wiederholt auftreten und viel Zeit kosten (z. B. Rechnungsstellung, Terminvergabe)
- fehleranfällig sind (z. B. manuelle Dateneingabe, Kundenkommunikation)
- kritisch für dein Unternehmenswachstum sind (z. B. Leadgenerierung, Angebotserstellung)
Beispiel für eine sinnvolle Reihenfolge:
- Grundlegende Administration (Rechnungen, Zahlungserinnerungen)
- Kundengewinnung (E-Mail-Follow-ups, Chatbots)
- Marketing & Social Media (geplante Posts, Retargeting-Anzeigen)
💡 Falls du unsicher bist, schau nochmal in Teil 2, wo wir die besten Automatisierungskandidaten besprochen haben!
Schritt 3: Wähle die passenden Tools für deine Automatisierung
Jetzt weißt du, was du automatisieren willst – nun geht es darum, wie du es machst.
Wenn du bestehende Systeme verbinden möchtest, nutze:
- Zapier (für einfache Prozesse)
- Make (ehem. Integromat) (für komplexere Abläufe)
- Microsoft Power Automate (wenn du mit Microsoft 365 arbeitest)
Wenn du deine Kundengewinnung automatisieren willst, nutze:
- HubSpot CRM (kostenlos und leistungsstark)
- ActiveCampaign (komplexe E-Mail-Automatisierung)
- ManyChat / Tidio (Chatbots für Website & Facebook Messenger)
Wenn du Marketing & Social Media automatisieren willst, nutze:
- Meta Business Suite (Facebook & Instagram)
- Hootsuite / Buffer (Plattform-übergreifende Planung)
- AdEspresso (automatisiertes Anzeigenmanagement)
💡 Starte am besten mit 1–2 Tools – und baue darauf Schritt für Schritt auf.
Schritt 4: Teste und optimiere deine Automatisierungen
Einmal einrichten und nie wieder anschauen? Funktioniert nicht. Du musst prüfen, ob deine Automatisierung wirklich funktioniert.
Häufige Fehler in der Praxis:
- Automatisierte E-Mails sind zu unpersönlich → Kund*innen springen ab
- Die Automatisierung scheitert, weil ein verbundenes System nicht funktioniert
- Du hast einen Prozess automatisiert, der besser von Menschen gesteuert werden sollte
So vermeidest du das:
- Teste den Ablauf im kleinen Rahmen (z. B. mit deinem Team oder Stammkunden)
- Baue Kontrollpunkte ein – bei Fehlern bekommst du eine Benachrichtigung
- Nutze Auswertungen & Reports – überprüfe, ob die Effizienz tatsächlich steigt
💡 Wenn die Automatisierung funktioniert, verschwindet ein großer Teil der täglichen Arbeit – und du gewinnst Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
Schritt 5: Skalieren – Wie du deine Automatisierung weiter ausbaust
Wenn deine ersten Automatisierungen erfolgreich laufen, ist es Zeit für den nächsten Schritt: Erweiterung!
Fortgeschrittene Automatisierungsmöglichkeiten:
- Automatisierte Lead-Funnels – z. B. Werbung → Chatbot → CRM → Follow-up
- KI-gestützter Kundensupport – automatische Antworten & intelligente Telefonlösungen
- Fortgeschrittenes Marketing – verhaltensbasiertes Retargeting, segmentierte Kampagnen
💡 Die besten Automatisierungsstrategien sind skalierbar – und wachsen mit deinem Business mit.
Nächster Teil: Erfolgsgeschichten – Wer automatisiert hat, hat gewonnen
Jetzt weißt du, wie du Schritt für Schritt deine Automatisierung aufbaust.
Aber was bringt das in der Praxis wirklich?
Im nächsten Teil zeige ich dir konkrete Fallstudien von Unternehmen, die mit Automatisierung große Erfolge erzielt haben.
Warte nicht auf ein Wunder – starte jetzt mit deiner eigenen Automatisierungsstrategie!
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Welche Prozesse willst du als erstes automatisieren?
Wir helfen dir, die passende Lösung zu finden!
